9.2 Hoe teamwerking verbeteren?

Teambuilding: samen bowlen of een werkbare omgeving creëren?

Vaak komen teamleiders bij Assess aankloppen met de vraag:

“Ons team werkt niet goed, er zijn conflicten. Kan je ons helpen?”

Lang geleden dacht men nog dat een ‘teambuilding’, in de zin van samen gaan bowlen of outdoor oefeningen in de Ardennen, de oplossing was. Door teamleden bij elkaar te brengen en ruimte te creëren om elkaar beter te leren kennen, zou het team beter gaan functioneren.

Wat zijn de alternatieven?

Ook binnen de werkcontext zijn er meerdere mogelijkheden.

Check-in en check-out

Het gebeurt wel eens dat medewerkers niet ten volle aanwezig zijn in een teamoverleg, omdat er dingen zijn die hen beletten om op dat moment helemaal aanwezig te zijn. Dit kan gaan over een ziek kind thuis, slecht geslapen, verwachten van een belangrijke telefoon, enz. Dit delen met de groep is vaak voldoende om vervolgens met aandacht bij de vergadering aanwezig te kunnen zijn.

Een check-in zorgt dat mensen gefocust zijn op het doel van de meeting en dat ze er zijn met hun hele wezen, belangen, vragen en emoties.

Hoe verloopt de check-in en check-out? (Lewis 2008)

Het meest bekend is de ‘check-in’ te starten met de vragen: ‘Hoe zit je erbij? Wat wil je nog kwijt om helemaal aanwezig te kunnen zijn op het overleg?’

Bij een uitgebreider ‘check-in’ kan je ook de vraag stellen: ’Wat wil je zelf uit deze specifieke vergadering, meeting of training halen of samen bereiken?

Bij de check-out vraag je: ‘Hoe verlaat je deze bijeenkomst? Is er iets dat nog gezegd dient te worden?

Aanpak

• Vertel wat het doel is van de check-in/out? WAAROM
• Stel specifiek je vraag.
• Bewaak het ‘sharing & dumping’ -mechanisme. Dit betekent dat, als iemand iets heeft gedeeld, de anderen niet reageren, niet kort over in gesprek gaan, geen vragen stellen of medeleven tonen.
• Start zelf de check-in. Hierdoor ben je een voorbeeld: hoelang je spreekt en hoe persoonlijk je bent in het delen
• Groepsleden kiezen zelf hun moment, wanneer ze er klaar voor zijn om het woord te nemen.
• Luister actief.
• Geef erkenning op het einde, aan de belangrijkste thema’s, emoties, enz. Indien één van de thema’s meer ruimte nodig heeft, geef aan wanneer dit kan.

Evaluatie van teamvergaderingen

Er wordt heel veel vergaderd in teams. Hoeveel tijd spendeer jij aan overleg met anderen? Met je eigen team, met het team van jouw leidinggevende en je collega’s, met andere groepen, enz. Als ik deze vraag stel in trainingen, dan is vaak een eerste reactie die deelnemers geven: ‘veel te veel’. En hoe effectief en efficiënt verlopen deze vergaderingen? Ook daar uiten deelnemers heel veel onvrede. Waarom doen we dit dan, waarom veranderen we dit niet?

Een snelle eenvoudige manier om vergaderingen efficiënter en effectiever te maken, kan door met het team op het einde van een overleg, 15 minuten te voorzien voor een korte evaluatie van het overleg. Hierbij stel je drie vragen aan de deelnemers:

• Wat is je tevredenheid over het resultaat van dit overleg?
• Wat is je tevredenheid over het groepsproces, hoe we samen overlegden?
• Wat is je tevredenheid over jouw bijdrage?

Deelnemers drukken hun tevredenheid uit door een score van 0 tot 10 te geven. Deze scores noteer je visueel op een bord d.m.v. een lijn.

0—–1—–2—–3—–4—–5—–6—–7—–8—–9—–10

Dan bespreek je kort deze scores.
In een eerste ronde kunnen teamleden uitdrukken wat goed loopt en waarover ze tevreden zijn.

In een tweede ronde is de cruciale vraag: wat kunnen we doen om de tevredenheid één cijfer verder te brengen?

Er komen zeker goede ideeën uit de bus. Maak een concrete afspraak en volg vooral op. Gewoontes zijn hardnekkig, gedragsverandering vraagt aandacht en discipline. Een checklist voor ‘efficiënt vergaderen’ vind je in de bijlagen.

Cirkelgesprek

Een cirkelgesprek betekent letterlijk dat mensen in een cirkel zitten zonder tafels. Cirkelgesprekken zijn een interessante methodiek om op een snelle manier terug verbinding te maken in diverse moeilijke situaties. Dat kan een conflict zijn, een lastige ervaring, een verandering, een reorganisatie, een overlijden, enz. De methodiek helpt om beter met elkaar te verbinden en samen te werken.

Aanpak (Prins 2013 pp. 193)

• Zorg voor een geschikte ruimte.
• Zorg dat de teamleden op voorhand weten waar het gesprek over gaat.
• Start en eindig met een check-in en check-out.
• Leid het onderwerp kort in en zeg wat de bedoeling is.
• Maak afspraken over hoe het gesprek zal verlopen, richtlijnen en manier van werken.
• Gebruik eventueel een ‘talking stick’ (bv. een steen, stok, microfoon) Hierdoor kan slechts één persoon spreken, namelijk wie de ‘stick’ in de hand heeft. Of je kan ook vragen dat de persoon die spreekt een stap vooruit zet.

Het teamfunctioneringsgesprek

Zoals individuele functioneringsgesprekken zeer gebruikelijk zijn in organisaties, kunnen we ons de vraag stellen: waarom geen ‘teamfunctioneringsgesprek’?

Er zijn heel veel mogelijkheden voor de praktische uitwerking van zo’n gesprek. Hieronder volgt één voorbeeld.

Open aanpak

Je vraagt de individuele teamleden: welke score drukt jouw tevredenheid uit over de teamwerking?

Score van 0 tot 10, waarbij 10 maximale tevredenheid is met geen verbetermogelijkheden.

0—–1—–2—–3—–4—–5—–6—–7—–8—–9—–10

Verder volg je de methodiek zoals beschreven bij ‘evaluatie van teamvergaderingen’.