Laat ons ervan uitgaan dat de medewerker de juiste vrouw/man op de juiste plaats is en dat zijn persoonlijke doelen in lijn liggen met zijn taak. Om hem betrokken te houden zijn de volgende elementen nodig.

Het onderstaande model heb ik lang geleden ergens opgepikt en verder uitwerkt. Ik kies en blijf kiezen voor dit model omdat het eenvoudig toe te passen is in de praktijk. In trainingen is dit één van de concepten die sterk bij blijft bij de cursisten.

De cirkel van betrokkenheid – 6 factoren

Factor 1: Informatie

Heeft de medewerker alle informatie die hij nodig heeft? Je medewerker wil weten waarover het gaat. Waarom wordt er iets van hem gevraagd? Je kunt je medewerker niet genoeg informeren over de visie, het doel, de context, de middelen, enz.

Geef daarbij vooral ‘output’ gerichte informatie: Wat dient er bereikt te worden. Geef he ruimte tot het stellen van vragen. Maak het kader waarin jij werkt zichtbaar voor de anderen (conform management trechter).

Factor 2: Betekenis / Zin

Waarom is de opdracht waardevol? Hoe draagt de medewerker bij aan het groter geheel met zijn werk?

Niets is zo erg als iets te moeten doen waar je de zin niet van ziet. Zelfs vervelende taakjes kunnen vervullend zijn als je weet hoe ze bijdragen aan het succes van het geheel. Ieder mens wil graag waardevol zijn, iets realiseren. Het is jouw taak te zorgen dat je mensen weten wat de waarde van hun inzet is. Evenzeer is het je taak om mensen niets te laten doen wat geen waarde heeft.

Je zult daar zelf dus een goed beeld van moeten hebben.

Factor 3: Nodig zijn

Het is aan de medewerker om oplossingen te bedenken en uit te voeren. Als je een medewerker uitnodigt om een project of taak uit te voeren, geef je aan dat je zijn vaardigheden, kennis, invloed nodig hebt om het doel te bereiken. Hiermee erken je hun bijdrage: ‘Ik zie jou en waardeer jou’ (conform management trechter).

Factor 4: Ondersteuning

Als we veel vragen van een medewerker, is er het risico dat hij op een gegeven moment vastloopt; hij loopt tegen zijn grenzen of tegen de grenzen van het systeem. Dit kan angst opwekken: “Wat gebeurt er als ik ‘faal’?”. Deze angst kan blokkerend zijn. Door de medewerker altijd constructieve steun te bieden als het niet lukt, geven we hem een stuk veiligheid waardoor hij durft te excelleren. Zorg dat je weet hoe je met zulke situaties omgaat: dat de medewerker zich kwetsbaar opstelt als hij hulp vraagt. Realiseer je dat dat moed vraagt en durf dat te waarderen.

Jouw taak is het om te zorgen dat alle voorwaarden vervuld zijn waarin jouw mensen hun werk kunnen doen. Als ze aangeven dat ze dat niet kunnen, onderzoek je wat hindert en los je dat samen op.

Factor 5: Waardering

Je krijgt niet wat je wil. Je krijgt wat je beloont.

Beloning heeft vele gezichten. Misschien de belangrijkste vorm van belonen is aandacht geven, waardering uitspreken en begrip tonen. Ik zie je. Ik hoor je. Ik neem jou serieus. En bovenal: ik waardeer je en ben dankvaar voor jouw inzet.

Velen van ons zijn dat niet gewend, gaan ervan uit ‘dat dat maar gewoon is’.

Geef welgemeende schouderklopjes en positieve feedback. Toon vooral ook je waardering als een medewerker durft aan te geven dat iets niet lukt of zelfs fout ging. Dit zijn belangrijke signalen dat er iets in het systeem niet klopt. Daarmee kun je aan de slag! Zo levert ‘een probleem’ altijd iets op!

Factor 6: Resultaat

Het behalen van een doel, een goed resultaat, kan zeer motiverend zijn. Vooral als het doel niet eenvoudig was. Hoe sterker de medewerker ervaart dat hij bijdraagt, des te meer dit de betrokkenheid verhoogt. “Dat hebben WIJ bereikt, IK was daar deel van”.