Doel, ‘Sociaal Systeem’ en ‘Technisch Systeem

Elke organisatie heeft een doel, een bestaansreden, een eigenheid. In de realisatie hiervan zijn er zowel mensen als systemen nodig.

Een goed leidinggevende heeft aandacht voor de mensen om hem heen en de manier waarop ze met elkaar omgaan; hoe ze zich tot elkaar verhouden. Hoe we met elkaar omgaan, is gebaseerd op onze ‘waarden’. Het geheel van deze mensaspecten noemen we het ‘sociale systeem’. Het heeft een beslissende impact op het resultaat van de organisatie.

Maar dat is het zeker niet alleen! Een goede leider heeft ook aandacht voor de taakaspecten. Of dat nu processen, procedures of machines zijn, als het daar hapert kun je nog zo’n fijn team hebben, maar dan kom je toch niet ver … Het geheel van deze taakaspecten noemen we het ‘technisch systeem’.

De leider heeft niet alleen oog voor het sociale én het technische systeem; hij is vooral bezig deze beide systemen als een geoliede machine te laten samenwerken om de doelen die hij gesteld heeft te bereiken.

Het samenspel tussen het technische- en het sociale systeem vormt jouw organisatie. (Koch, 2019)

Deze organisatie is weer verbonden met andere technische en sociale systemen van andere organisaties (of organisatie-onderdelen).

Deze cursus gaat voornamelijk over het sociale systeem, wat niet wegneemt dat we bewust dienen te zijn van beide aspecten. Beide aspecten beïnvloeden elkaar sterk.  Als we ons hier bewust van zijn, is het makkelijker sturing te geven aan je team omdat je sneller de wortel van een probleem kan herkennen of weten te vinden.

Waarde en waardeketen

Een ander belangrijk concept voor de leidinggevende is ‘waardeketen’.

In een organisatie kan je met van alles en nog wat heel druk zijn. De vraag is: wat is de WAARDE van al die drukte? Wat brengt het op?

In ideale omstandigheden zou elke handeling ‘waarde’ moeten genereren, je naar je doel leiden.

De waardeketen is de keten van activiteiten waarin stap voor stap datgene gecreëerd wordt waar het echt om gaat, je product en/of dienst. De omvorming van gegevens in informatie, of van grondstoffen naar product, of van ziekte mensen naar gezonde mensen, dat alles gebeurt in het technische systeem. Het sociale systeem zorgt dat dit vlekkeloos zal verlopen.

Waarde definiëren we als dat wat je doet en wat zorgt voor

  1. het effectief en efficiënt vervullen van je primaire proces en/of;
  2. een tevreden en gelukkige cliënt en/of;
  3. dat wat wettelijk verplicht is.

Als we heel streng zijn betekent dit dat alles wat we doen zonder dat we iets genereren zoals bedoeld, zonder dat de cliënt er blij van wordt en niet wettelijk verplicht is met onmiddellijke ingang gestaakt kan worden: het voegt immers niets toe.

Je begrijpt: dat vergt nogal wat leiderschap!

Wat is een ‘waardeketen’?

De aaneenschakeling van alle waarde toevoegende activiteiten in de eigen organisatie is een waardeketen. En mogelijk – of zelfs waarschijnlijk – maakt die onderdeel uit van een nog langere waardeketen. Hoe beter al die stappen en opeenvolgende delen van de keten op elkaar afgestemd zijn, hoe sneller en beter de cliënt zijn waarde zal ontvangen.

De cliënt bepaalt

Een waardeketen beschrijven en bekijken we altijd vanuit het gezichtspunt van de cliënt. De waardeketen heeft een duidelijk startpunt (asielzoeker doet een asielaanvraag) en een eindpunt (er is een uitwijzing of een erkenning). Het eindpunt of output kan de vorm hebben van een product, een dienst, een beslissing, een actie, enz. Daartussen vinden de nodigde stappen plaats om tot de juiste output te komen. Kijken we naar de waarde-elementen in deze keten dan zullen er diverse interviews, onderzoeken, overleggen enz. plaats moeten vinden. Hoe beter die uitgevoerd worden, hoe zuiverder een beslissing genomen kan worden. Dat heeft dus waarde. 

Bij een aaneensluitende waardeketen, waarin alle ‘wachttijd’ verwijderd is, wordt de cliënt vele malen sneller bediend. Dit alles vergt een aanpassing van het technisch- en het sociale systeem. En iemand moet daar leiding aan geven. Jij!