Dit is een vraag die niet in de standaardinhoud van de training is opgenomen. Doorheen de jaren merk ik wel dat het een leervraag kan zijn van leidinggevenden. Vandaar dat deze vraag een plaats krijgt in de documentatie.
Hier volgen enkele tips, gebaseerd o.a. op info van Randstad.
De eerste dag
De eerste dag van een medewerker zet de toon voor de rest van zijn of haar tewerkstelling en bepaalt voor een groot stuk of hij of zij snel productief is of niet. Stel de nieuwkomer voor aan de andere teamleden. Leid de nieuweling rond op de werkplek en geef uitleg over de gang van zaken.
Een slechte on-boarding schrikt mensen af en laat hen onnodig tijd verliezen. Het is dus geen overbodige luxe om een “on-boarding plan” te maken voor nieuwe medewerkers.
Zorg dat de logistiek in orde is
Een werkplek klaarstomen en garanderen dat een nieuwe medewerker alles heeft om op te starten, lijkt evident. Maar toch zijn er – anno 2020 – nog steeds medewerkers die op hun eerste werkdag geen werkplek, telefoon, pc of andere noodzakelijke dingen ter beschikking hebben en dus eigenlijk niet kunnen opstarten. Improvisatie en last minute nog een werkplek zoeken, een pc en login aanvragen voor een nieuwkomer geeft onnodige stress en maakt een slechte indruk op de nieuwe medewerker, laat hem/haar niet echt welkom voelen. Zorg er dus voor dat je alle logistieke dingen die verbonden zijn aan de opstart van een nieuwkomer inplant en ruim op voorhand in orde hebt.
Zorg voor een peter of meter
Het is gemakkelijker om te wennen aan een nieuwe werkomgeving als er een collega beschikbaar is bij wie de nieuwkomer terecht kan met vragen. Indien mogelijk laat je de nieuwe medewerker een meer ervaren medewerker een dag volgen.
Geef informatie over (cfr. Het model van Fry)
Het technisch proces:
- Waarom bestaan wij? (Wat is onze toegevoegde waarde aan de organisatie/maatschappij?)
- Wat doen we?
- Hoe past de taak van de nieuwe medewerker in dit geheel?
Het sociaal proces:
- Wat zijn de kernwaarden van de organisatie/team?
- Wat betekent dit concreet?
- Hoe gaan we met elkaar om?
Betrek het management
Vraag het management/directie/professoren om één van de eerste dagen even langs te komen om zich voor te stellen. Dat toont oprechte interesse om medewerkers persoonlijk te verwelkomen en hen te leren kennen.
Moedig vragen aan
Maak meteen duidelijk dat vragen welkom zijn. Nieuwe mensen krijgen de eerste dagen erg veel informatie te verwerken. Daar hebben ze later ongetwijfeld opvolgvragen bij. Een kader creëren waarin vragen worden aangemoedigd, maakt dat werknemers proactief en efficiënt achter de informatie aan gaan die ze nodig hebben om hun job goed te doen.
Vraag feedback
Vraag nieuwe medewerkers feedback. Misten ze iets bij hun on-boarding? Zijn ze nog onzeker over bepaalde dingen? Hebben ze suggesties om het nog beter te doen? Die feedback kan ervoor zorgen dat je het bij de volgende nieuwkomer nog beter aanpakt.
Wat is het effect op de teamdynamiek?
De mensen in het team weten wat hun te doen staat, ze weten min of meer wat van hen verwacht wordt en wie de andere teamleden zijn en wat ze van hen kunnen verwachten. In het team gelden expliciete en impliciete gedragsregels (codes) waarnaar ieder zich dient te gedragen.
Als er een nieuw teamlid bijkomt, wordt dit evenwicht verstoord. Het team zal trachten dit evenwicht te herstellen en zelfs preventief deze verstoring zo minimaal mogelijk te houden.
Een team waar een goede sfeer heerst en dat goed en effectief samenwerkt, zal eerder proberen de nieuweling zo snel mogelijk één van hen te maken.
Een slecht functionerend team, met een koud klimaat, zal eerder de nieuweling links laten. Vaak probeert dan één subgroepje de nieuweling aan te trekken.
Een nieuw teamlid kan ook toegedekte of verborgen spanningen opnieuw acuut maken. De evolutie naar een nieuw evenwicht zal dan stormachtiger verlopen.
Recente reacties